例如市政府有个秘书处，秘书处有六个人，六个人是按照业务门类来分岗，还是按领导分管来分岗，如果按门类来分，那么就有文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书等，就文字秘书来说，如果所有市领导用的稿子全是通过这一个秘书来写的，那就不叫专职秘书。
专职秘书是指这一个编制内的岗位专门为一个领导提供服务。以这个标准，所有市级领导的秘书都是不合规定的。通常市级领导有一个司机、一个秘书，但是来北京从来不带秘书，怕高调，都只带一个负责业务的下属。
周某举例称，像招商引资进京，领导就会带招商局局长、副局长、新闻办副主任，再配上一个司机，四五个人就来了，他不带秘书，这是胆比较小的领导；胆大的也会带秘书，如这个秘书按属性分，他是这位领导主管业务的专家，且只服务这一个领导，他一定是专职秘书。
周某透露，在地方，厅局级领导95%都有专职秘书，专门为秘书设置了岗位。
当然并不是所有县级领导都配专职秘书，东南沿海发达县级“配秘”概率较高，它的财政可以支持，秘书岗位设有编制。但是西部地区某一个很高调的县领导，也可能配一个秘书。
大学校长的“兼职秘书”
蔡某曾在一所副部级大学担任校长秘书，但属兼职秘书。因为按中央规定，只有副部级以上的领导才可以配专职秘书。
“我要给几位副校长做行政性事务，帮助他们去协调时间、安排出行，然后给车队打电话沟通车辆。我的工作编制是在校长办公室，校长办公室就会把所有的秘书统一安排在这里管理。”他说。
蔡某平常的工作包括给各个学院发文函、组织并联络学校的一些会议，学校没有会务处，只有一个校长办公室，对外联络有校办、校友办以及对外联络的外办。
有一次，该大学一名副部级校友要回母校拜访，校外办拿到通知后，要求校长办公室的这些秘书们跟校友办联系，通过与校友办主任或者副主任打电话沟通后，确定到底是校办还是校友办接待。由于之前，校友办刚接待过，最后校办进行接待。
但校友办是归一个副校长分管的，校办归另一个副校长分管，那么校长办公室秘书就是在两个校长之间进行时间和事务协调。“像北大、清华都是副部级单位，校长是副部级领导，但副校长是正厅级，也是不能配专职秘书的。但现在很多大学的副校长都有专职秘书，这也是中央要清退的对象。”他说。
刘铁男秘书的“飞扬跋扈”
2012年12月，原国家发改委副主任刘铁男被实名举报当天，正随中纪委书记王岐山出访俄罗斯，并签署相关合作文件。
有媒体报道，刘铁男得知举报事件后，通过专职秘书王勇要求国家能源局新闻办对外表态，称举报纯属造谣污蔑。这一紧急表态也导致事件的影响扩大。此后，刘铁男被调查，其秘书王勇也被纪检部门带走。刘铁男事件让官员背后的“二号首长”浮出水面，也让人对秘书的权力引发了无限遐想。
一位曾多次接触过王勇的中央媒体记者周某向中国新闻周刊网记者透露，有次想协调刘铁男做个媒体专访。“此前，这个工作（媒体专访）发改委给予了肯定，办公厅也盖了公章、签字。像这种事情找到刘铁南，其实就是协调一下他的时间。”周某说：“我在王勇办公室才呆了三分钟，然后他写了一个便签说，'铁南同志没有时间，请办公厅协调。'这就等于把我退回到办公厅。而办公厅是希望找刘铁南的秘书去协调就可以了。”最后这次专访也不了了之。
周某称，他从发改委办公厅的主任办知道刘铁南是有时间的。而且按道理，主任办是对秘书进行考核的，但王勇是领导身边的人，所以主任办对他很客气。
“我们跟排位在刘铁南之前的几位副主任秘书都有工作上的沟通，私底下聊得也不错，但唯独刘铁男的秘书很不留情面。”他说。
清水衙门“二号首长”的自嘲
“二号首长”有王勇这样手握权力，显耀一时的，也有“打杂”、“拎包”，恪守本分的。
7年前，陈某硕士毕业后考上了国家公务员，一年后，他被调到秘书处，成为一位副部级官员的专职秘书。“实际上副部长都不能配专职秘书，只有副部级以上的领导才有专职秘书或者机要秘书。”他说。
12月20日，中国新闻周刊网记者走进了陈某的办公室，30余平方米的房间里放着两张办公桌，这是他和另一位副部级领导秘书办公的地方。
今年陈某分得一套位于通州的经济适用房，因为位置距离工作地点较远，坐地铁需一个多小时，他拒绝了，等待下一次分房的机会，至今，他和家人还在租房。
在他看来，自己虽为副部级领导的秘书，但与老百姓俗称的“二号首长”相差甚远，不管是手中的权力或是得到的实惠都远远不及。
“我们部门属'清水衙门'，没有审批权，也没有什么权力，人家没有必要使用诱惑手段，让你置于风口浪尖上。不像有些部门，领导批或不批，那就涉及到几千万甚至上亿的项目落实，这关系到一个人的前途命运，对我们秘书来说，更多的是配合领导做好工作，增长自己的见识，对今后的发展打下基础。另外整个部门风险也比较少，基本没有。”陈某坦言。
陈某的工作相比于其他副部级领导秘书，似乎比较清闲。不需要为领导写稿子，大领导有分管的司局，相关的司局会给领导准备稿子。他的工作更多是上传下达，沟通协调，比如办公内网上的文件，各司局是不能够直接发给大领导的，那么就需要通过陈某再转给大领导。他的工作就是在文字上把好关，像公文格式是否规范，内容是否完整，附件是否齐全，再把文件传给相关部门审核、签字等，做好这些前期准备，文件才能发能大领导。领导批示完，他要把这个文件转给其他大领导的秘书，最后把各种意见反馈给相关领导。
陈某服务的这位副部级领导还有3年多就要退休，他称，换工作是迟早的事，有可能回到原来的部门，也有可能去其他合适的岗位，这既看自己的情况，也看领导的意思。
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